Melders kunnen,
desgewenst anoniem, schriftelijk en via de telefoon of een ander spraakberichtsysteem
informatie over inbreuken melden bij de meldingskanalen. Ze hebben ook het
recht op een fysieke ontmoeting binnen een redelijke termijn.
Het meldpunt kan van mondelinge
meldingen via een spraakberichtsysteem met gesprekopname:
- een opname
van het gesprek in een duurzame, opvraagbare vorm maken;
- een
volledig en nauwkeurig verslag laten opstellen door de personeelsleden
die ervoor verantwoordelijk zijn om de melding te behandelen. De melder kan
eventueel dit verslag controleren, corrigeren en voor akkoord tekenen.
De melders wordt op de
hoogte gebracht van de mogelijkheid van het systeem om gesprekken op te nemen,
voor de start van het gesprek.
Als de melder
toestemt, maken de meldingskanalen bij een fysieke ontmoeting op verzoek
van de melder:
- een opname
van het gesprek in een duurzame en opvraagbare vorm;
- een
nauwkeurig verslag van het onderhoud.
Wat kan je verwachten nadat je jouw melding intern of
extern hebt ingediend?
Je ontvangt als melder binnen de zeven dagen na de
dag waarop het meldkanaal jouw melding ontvangen heeft een ontvangstmelding, tenzij:
- je melding al binnen die termijn werd
afgehandeld. Dan krijg je meteen meer informatie over jouw melding
- je jezelf uitdrukkelijk verzet hebt tegen het
krijgen van een ontvangstmelding.
- het krijgen van een ontvangstmelding de
bescherming van jouw identiteit in gevaar brengt.
De juistheid van de informatie wordt nagegaan en het
meldingskanaal neemt de gepaste maatregelen als er een vermoeden van een
inbreuk is.
Binnen een redelijke termijn krijg je informatie over wat er
met jouw melding gebeurde.
Meer concreet:
- Binnen de drie maanden na de dag waarop
het meldingskanaal de ontvangstmelding heeft verstuurd.
- Of binnen drie maanden en zeven dagen,
als er geen ontvangstmelding verstuurd is.
- Let wel: in sommige gevallen kan deze termijn
van drie maanden verlengd worden.
Audit
Vlaanderen kan
de termijn van drie maanden
verlengen tot maximaal zes maanden.
In dat geval informeert Audit Vlaanderen de melder en ons lokaal bestuur schriftelijk over de verlenging van de termijn
en de reden daarvoor, voor de voormelde termijn van drie maanden verstreken is.
Je komt als melder te weten welke maatregelen er genomen
zijn of zullen genomen worden naar aanleiding van jouw melding.
Je krijgt ook de redenen voor die maatregelen te horen.
Vanzelfsprekend mogen de meldingskanalen je geen informatie bezorgen die het
interne onderzoek of de rechten van de betrokken persoon of personen schaadt.